Học cách đàm phán thành công với người Hàn Quốc

No comments

Mời ăn tối, giải trí, thi hát karaoke thậm chí uống rượu mạnh có thể giúp xây dựng mối quan hệ thân thiện với đối tác Hàn Quốc. Từ chối tham gia vào các hoạt động này có

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của mối quan hệ trong đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc. Tuy nhiên, thỉnh thoảng người Hàn Quốc lại có những thay đổi bất chợt trong suy nghĩ

Quan điểm và phong cách

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của mối quan hệ trong đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc. Tuy nhiên, thỉnh thoảng người Hàn Quốc lại có những thay đổi bất chợt trong suy nghĩ. Xét về mặt lý thuyết, người mua luôn đứng ở vị trí thuận lợi trên bàn đàm phán.

Nhưng với người Hàn Quốc, điều đó không phải luôn đúng – mà theo họ, cả hai bên đều phải quan tâm đến lợi ích của nhau. Nói chung, đối tác Hàn Quốc hợp tác trên nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” nhưng vẫn bị chi phối bởi mối quan hệ cá nhân. Họ chú trọng cả vào lợi ích trước mắt cũng như lợi ích lâu dài. Mặc dù phong cách đàm phán ban đầu rất mang tính cạnh tranh, nhưng họ vẫn coi trọng mối quan hệ lâu dài và hy vọng một kết quả có lợi cho cả đôi bên.

Một mặt người Hàn Quốc rất coi trọng mối quan hệ cá nhân, luôn duy trì việc gây dựng quan hệ với đối tác nhưng mặt khác họ cũng rất cảm tính, hay công kích đối tác hoặc trở nên gay gắt trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên, phong cách hay công kích không có nghĩa là họ có mục đích xấu. Kỹ năng, nghệ thuật đàm phán tốt nhất cần vận dụng vẫn là giữ bình tình, thân thiện, hòa nhã và kiên trì. Đừng bao giờ để các vấn đề bàn bạc trong quá trình đàm phán trở thành những mâu thuẫn gay gắt giữa hai bên.

Nếu có tranh chấp trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình đàm phán, bạn nên bình tĩnh xử lý thông qua những mối quan hệ cá nhân và các biện pháp nhằm lấy lại lòng tin. Hẹn gặp cá nhân với người có quyền lực cao nhất của đối tác là một nghệ thuật đàm phán hiệu quả giúp bạn hàn gắn những rạn nứt trong quan hệ hai bên. Tiếp tục chỉ ra những lợi ích mà họ có thể có nếu tiếp tục đàm phán với doanh nghiệp bạn. Lưu ý tránh sử dụng những lí lẽ logic hoặc hành động cãi lý vì chúng có thể làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn.

Chia sẻ thông tin

Người Hàn Quốc giành khá nhiều thời gian vào việc thu thập thông tin và bàn bạc chi tiết trước khi bước vào giai đoạn thương lượng giá. Trong giai đoạn này họ sẽ cố tìm ra điểm yếu của đối tác. Người Hàn Quốc không thoải mái trong việc chia sẻ thông tin vì họ cho rằng bí mật thông tin là một lợi thế trong đàm phán. Lưu ý thông tin họ cung cấp có thể không hoàn toàn chính xác. Tuy nhiên, nếu bạn đã tạo được lòng tin với họ thì có thể họ sẽ chia sẻ những thông tin đáng tin cậy hơn.

Lưu ý khi đàm phán với đối tác Hàn Quốc vì có khi mục đích của họ chỉ là muốn thăm dò thị trường. Họ chỉ muốn biết rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ để nắm được thông tin hơn là mua hàng. Vì thế hãy cảnh giác với kiểu làm ăn này và cố gắng bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ trong suốt quá trình đàm phán cho dù bên đối tác có biểu hiện là muốn mua hàng.

Tốc độ đàm phán

Tốc độ đàm phán thường chậm và kéo dài vì phải trải qua rất nhiều giai đoạn như xây dựng mối quan hệ, thu thập thông tin, thương lượng, và ra quyết định. Ngoài ra, đối tác Hàn Quốc cũng thường sử dụng mọi biện pháp để thuyết phục bạn giảm giá cho đơn hàng. Để đạt được mục tiêu cuối cùng, bạn có thể phải đi lại khá nhiều lần để đàm phán. Trong suốt quá trình đàm phán hãy kiên nhẫn, kìm nén cảm xúc và biết chấp nhận những trì hoãn phát sinh.

Người Hàn Quốc thường thích phong cách làm nhiều việc cùng một lúc. Họ có thói quen theo đuổi nhiều mục tiêu và nhiều hạng mục trong cùng một thời điểm. Trong quá trình đàm phán, họ thường bàn bạc các vấn đề không theo trật tự đã định trước. Họ thường mặc cả và thương lượng giá cả nhiều mặt hàng cùng một lúc trong quá trình đàm phán. Họ không có thói quen quay lại thảo luận những vấn đề mà trước đó hai bên đã thống nhất. Ngoài ra, họ cũng hay đột nhiên gọi điện thoại hoặc đi dự những buổi họp bất thường khi cuộc đàm phán đang đến giai đoạn mấu chốt. Chỉ một số ít người làm việc này với mục đích khiến đối tác đàm phán bị lúng túng; còn phần lớn là không có ý đồ gì xấu.

Nếu đối tác Hàn Quốc tự dưng giảm tốc độ đàm phán, hãy đánh giá một cách thật cẩn trọng xem họ muốn thêm thời gian để tìm hiểu thông tin hay họ không muốn làm ăn với bạn. Thông thường thì đây có thể là một thủ thuật với mục đích buộc bạn phải giảm giá đơn hàng. Vì vậy hãy đẩy nhanh tốc độ đàm phán bằng cách chỉ ra những cơ hội có lợi mà họ có được khi hợp tác với bạn.

Thương lượng

Người Hàn Quốc thường là những bậc thầy về nghệ thuật đàm phán, sắc sảo và tài giỏi nên bạn đừng bao giờ đánh giá thấp họ. Họ thích thương lượng và làm điều này trong suốt quá trình đàm phán. Nếu bạn không nhiệt tình tham gia sẽ khiến họ nghi ngờ hoặc thấy bị xúc phạm. Người Hàn Quốc sử dụng rất thuần thục các kỹ năng, nghệ thuật đàm phán khiến cho quá trình thương lượng thường bị kéo dài. Giá khởi điểm so với giá lúc ký kết hợp đồng thường chênh nhau khoảng 40%. Bạn nên lường trước những mức giá đối tác có thể đưa ra và chuẩn bị những mức giá mà mình có thể đáp ứng được. Điều này giúp đối tác Hàn Quốc không bị mất mặt khi từ chối những lời đề nghị mà bạn đưa ra. Hãy hỏi đối tác Hàn Quốc xem bạn được lợi gì nếu giảm giá đơn hàng. Nghệ thuật đàm phán thương lượng với đối tác Hàn Quốc là đừng đưa mức giá chiết khấu sớm quá vì có khi đối tác muốn thỏa thuận thêm.

Người Hàn Quốc rất thích sử dụng những thủ thuật đánh lừa đối phương và họ cũng mong đối tác của mình làm như vậy. Những thủ thuật này bao gồm nói dối, gửi thông điệp không chính xác, giả vờ không quan tâm đến cuộc đàm phán hay mức giá chiết khấu, không miêu tả rõ giá trị hàng hóa hay yêu cầu sai lệch. Nhưng bạn đừng làm những việc như vậy vì rất có thể nó sẽ mang lại những hậu quả không đáng có và phá vỡ mối quan hệ làm ăn. Nói dối có thể khó mà bị phát hiện ra được nhưng bạn vẫn có thể kiểm tra thông tin từ nhiều kênh khác. Người Hàn Quốc rất thích sử dụng nghệ thuật đàm phán “kẻ đấm người xoa” – một nghệ thuật đàm phán có thể có lợi cho bạn, đặc biệt trong trường hợp một cơ quan pháp lý đứng ra với vai trò là “người xoa dịu” tranh chấp. Điều này có thể cho phép bạn giải quyết tranh chấp mà vẫn tuân thủ đúng luật pháp. Dàn xếp cẩn thận, thủ thuật đánh lừa đối phương khéo léo có thể giúp bạn đạt được mức giá vừa ý mà không phá hỏng mối quan hệ lâu dài với đối tác. Người Hàn Quốc không coi trọng quan niệm “quyền lực hạn chế” vì quyết định cuối cùng phụ thuộc vào ý kiến tập thể chứ không phải là một cá nhân cụ thể.

Đối tác Hàn Quốc thường sử dụng các nghệ thuật đàm phán gây sức ép như: yêu cầu bạn hẹn ngày đưa ra quyết định, ngày hết hạn báo giá, sức ép về thời gian hoặc chần chừ không trả lời. Quyết định cuối cùng được đưa ra nhiều hơn một lần và không biết đâu là chính thức. Vì vậy, đừng bao giờ thông báo là bạn sẽ đưa ra quyết định cuối cùng vì việc làm này sẽ khiến đối tác cho rằng bạn không nghiêm túc và chuyển sang sử dụng các biện pháp chống lại bạn.

Bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn để đối phó với những nghệ thuật đàm phán gây sức ép về thời gian. Nếu đối tác Hàn Quốc biết bạn sẽ gặp trở ngại khi đáp ứng thời hạn mà họ đưa ra thì họ sẽ dùng nó làm áp lực buộc bạn phải giảm giá. Nhiều khi bạn tưởng cuộc đàm phán sắp kết thúc thì họ có thể đột ngột yêu cầu thương lượng và thỏa thuận lại. Thậm chí có trường hợp, họ đề nghị thương lượng lại từ đầu vào đúng ngày cuối cùng chuyến công tác của bạn. Điều quan trọng là bạn không nên dùng những thủ thuật như vậy với tư cách cá nhân và là người khơi mào những xung đột giữa hai bên. Xác định trước mức giảm giá bạn có thể chấp nhận được. Đừng sử dụng những thủ thuật gây sức ép về thời gian vì người Hàn Quốc rất kiên nhẫn và bền bỉ. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thủ thuật này nếu cuộc đàm phán diễn ra ở Việt Nam.

Chần chừ là một trong những thủ thuật hiệu quả nhất trong giai đoạn cuối của vòng đàm phán – nhưng đôi lúc cũng không khiến đối tác Hàn Quốc bị bất ngờ. Tránh sử dụng các thủ thuật gây sức ép khác như bắt đầu vòng đàm phán với mức giá tốt nhất hoặc với những điều kiện không nhân nhượng vì nó sẽ khiến đối tác Hàn Quốc cho rằng bạn hoàn toàn không nhiệt tình và thoải mái khi đàm phán.

Người Hàn Quốc thường có cách mở đầu vòng đàm phán rất bất ngờ nhằm buộc bạn để lộ thông tin về giá trị đơn hàng – một hành động mà nhiều nước ở Châu Á coi là không thiện chí. Để đối phó với hành động này, bạn nên biểu lộ nhất quán cho họ thấy bạn sẽ đưa ra mức giá hợp lý và khả thi. Hai bên có thể đưa ra những lời cảnh báo và thậm chí đe dọa nhưng cần phải hết sức khéo léo. Khi gặp tình huống này, người Hàn Quốc thường biểu lộ cảm xúc và tỏ ra khá tức giận. Lúc này, bạn phải tỏ thái độ thiện chí muốn hợp tác và thể hiện sự chuyên nghiệp để đưa đối tác trở lại với cuộc đàm phán. Huỷ bỏ hay bỏ về là những điều cấm kị khi đàm phán vì đối tác Hàn Quốc sẽ cảm thấy bị mất mặt và bạn sẽ không bao giờ có cơ hội đàm phán lại. Tóm lại, bạn phải thật bình tĩnh và kiên nhẫn kể cả khi bạn là người duy nhất muốn hợp tác. Nếu không bạn sẽ gặp rất nhiều bất lợi trong các buổi đàm phán tiếp sau.

Đưa ra quyết định

Người Hàn Quốc luôn tuân theo tôn ti, trật tự. Cho dù đối tác của bạn là một doanh nhân mang phong cách châu Âu – những người quan niệm quyết định chỉ thuộc về một cá nhân – thì quyết định cuối cùng vẫn phải dựa trên sự nhất trí của cả tập thể. Điều này sẽ khiến một số nhà thương thảo từ các nước phương Tây bị nhầm lẫn vì họ quen với quan niệm chỉ người lãnh đạo cao nhất mới có quyền quyết định. Quyết định cuối cùng thường được các cổ đông đưa ra sau rất nhiều cuộc tranh luận hoặc trao đổi thư từ. Vì thế, quá trình đưa ra quyết định cuối cùng tại Hàn Quốc tốn khá nhiều thời gian và đòi hỏi bạn phải thật sự kiên nhẫn. Để rút ngắn thời gian, bạn cần phải tranh thủ sự ủng hộ của càng nhiều cổ động trong công ty càng tốt.

Vai trò của các nhà quản lý cấp cao là quản lý toàn bộ quá trình chứ không phải tự mình đưa ra quyết định. Tuy nhiên, trong thực tế ý kiến cúa họ cũng rất có trọng lượng nên bạn hãy làm mọi cách để có được sự ủng hộ của họ. Đôi khi những người lãnh đạo trao quyền quyết định cho cấp dưới để họ cảm thấy được coi trọng chứ không chỉ là nhân viên làm thuê. Đối tác Hàn Quốc có thể thu xếp rất nhiều buổi gặp gỡ cá nhân. Thế nhưng người mà bạn gặp mặt có khi chỉ là người đại diện công ty chứ không phải là người đưa ra quyết định.

Khi đưa ra các quyết định, các doanh nhân Hàn Quốc thường “tuỳ cơ ứng biến” hơn là áp dụng các nguyên tắc kinh doanh thông thường. Cảm nhận và kinh nghiệm được coi trọng hơn những kết quả thu được từ thực tiễn và những thực tế khách quan khác; tuy nhiên, điều đó không có nghĩa đối tác Hàn Quốc sẽ bỏ qua những khía cạnh quan trọng khác. Một số người cũng chú trọng phân tích và đòi hỏi nhiều thông tin. So với các nước khác ở châu Á, người Hàn Quốc có thể đối mặt với mọi khó khăn một khi họ nắm rõ được kế hoạch hoặc lường trước được mọi tình huống có thể xảy ra.

Thỏa thuận và ký kết hợp đồng

Bạn hãy cố gắng có được cam kết bằng văn bản từ phía đối tác sau mỗi buổi họp hoặc sau mỗi giai đoạn đàm phán quan trọng vì cam kết bằng miệng thường không có tính pháp lý và không đáng tin cậy. Mặc dù những cam kết này được coi là những công cụ nhằm phát triển mối liên lạc và củng cố quan hệ giữa hai bên, nhưng chúng cũng không có tác động nhiều tới thỏa thuận cuối cùng. Đối tác Hàn Quốc thường thích xây dựng những thỏa thuận chung chung sau đó mới chuyển sang bàn bạc chi tiết các vấn đề cần thiết. Họ chỉ chấp nhận khi các điều khoản và điều kiện thật rõ ràng. Sự thoả thuận chỉ có giá trị khi cả hai bên đã đồng ý, vì vậy đừng vội vàng trả lời một cách đơn giản là đồng ý mà phải thăm dò ý của đối tác.

Văn bản hợp đồng thường khá dài vì bao gồm chi tiết mọi điều kiện và điều khoản của một thỏa thuận hợp tác thông thường cũng như các điều khoản bất khả kháng. Tuy nhiên, việc soạn thảo và ký kết hợp đồng phải tuân theo đúng thủ tục. Người Hàn Quốc tin rằng hiệu quả lớn nhất mà một thỏa thuận hợp tác mang lại phụ thuộc vào cam kết của các bên chứ không phải là những gì được quy định trong hợp đồng. Ngoài ra, bạn không bao giờ được ký hợp đồng bằng mực đỏ.

Mặc dù giới luật sự không được sử dụng và tôn trọng nhiều ở Hàn Quốc, nhưng việc hỏi ý kiến tư vấn của chuyên gia luật trước khi ký kết hợp đồng cũng không phải là không có tác dụng. Tuy nhiên, bạn phải thật cận thẩn khi để họ đi cùng đến bàn đàm phán. Một số đối tác Hàn Quốc có thể coi đấy là hành động không tin tưởng lẫn nhau.

Người Hàn Quốc chỉ coi hợp đồng là văn bản để ký kết cho hợp pháp chứ không mang tính ràng buộc cả hai bên. Chính vì thế, họ thường cố gắng thương lượng thêm cho có lợi về phía mình ngay cả khi hợp đồng đã được ký kết. Họ thường đề nghị tổ chức buổi họp làm rõ thông tin chi tiết để thảo luận lại những vấn đề đã được hai bên thông qua. Nếu bạn từ chối, thì có nghĩa quan hệ hai bên sẽ bị rạn nứt và có thể đối tác sẽ không thực hiện đầy đủ mọi cam kết đã quy định trong hợp đồng. Trong trường hợp này, bạn có thể nghĩ đến việc áp dụng luật để buộc đối tác phải thực hiện cam kết. Tuy nhiên, điều này sẽ phá vỡ mọi cố gắng của bạn trước kia, ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn trong tương lai không chỉ với đối tác đó mà còn với cả các đối tác khác. Việc bạn cần làm nhất để đảm bảo đối tác tuân theo mọi cam kết là thường xuyên liên lạc và sử dụng mọi biện pháp để củng cố mối quan hệ giữa hai bên.
Quan niệm phụ nữ trong kinh doanh

Nếu như trước kia xã hội Hàn Quốc chỉ coi trọng đàn ông thì hiện này vấn đề bình đẳng giới đã bắt đầu được quan tâm hơn. Nhiều phụ nữ, tiêu biểu là lớp trẻ, đã có vị trí cao trong xã hội, tuy nhiên vẫn không có thẩm quyền cũng như ảnh hưởng lớn tới việc đưa ra quyết định cuối cùng.

Hầu hết người Hàn Quốc cho rằng đàn ông có quyền đưa ra các quyết định. Vì thế đôi khi những phụ nữ nước ngoài cảm thấy bất bình. Tuy nhiên, phụ nữ châu Âu thường được tôn trọng hơn so với phụ nữ châu Á. Nếu bạn là nữ, bạn nên nhấn mạnh tầm quan trọng của công ty bạn và vai trò của mình trong đó. Thư giới thiệu hoặc lời ủy quyền từ một người có chức quyền trong doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn nhiều hơn khi đàm phán. Bạn phải thật cẩn trọng khi thể hiện sự tự tin và quyết đoán của mình, đừng quá xông xáo và niềm nở khi trao đổi với đối tác.

Một số lưu ý khác

Người Hàn Quốc cũng khá coi trọng hình thức bên ngoài. Bạn nên chọn trang phục có màu sắc nhã – dịu cho buổi gặp mặt đầu tiên. Sau khi đã xây dựng được mối quan hệ và sự tín nhiệm của họ thì hãy nghĩ đến những trang phục sáng màu khi đi giao dịch. Nam giới nên mặc com lê tối màu và thắt cà vạt trong bất kỳ sự kiện nào. Trang phục nữ phổ biến nhất thường là chân váy kết hợp với áo cánh nữ. Nên tránh mặc váy quá chật bởi theo phong tục Hàn Quốc mọi người thường ngồi trên sàn nhà hoặc sàn nhà ăn khi dùng bữa.

Mời ăn tối, giải trí, thi hát karaoke thậm chí uống rượu mạnh có thể giúp xây dựng mối quan hệ thân thiện với đối tác Hàn Quốc. Từ chối tham gia vào các hoạt động này có thể được xem như là bạn không quan tâm đến việc làm ăn với đối tác. Mặc dù việc kinh doanh không được thảo luận trên bàn tiệc nhưng vẫn có những ngoại lệ. Đối tác Hàn Quốc xem đây là cơ hội để truyền đạt những thông điệp quan trọng hoặc là dịp tranh luận để giải quyết những vướng mắc. Đôi khi họ cũng tranh thủ tìm thông tin từ bạn để củng cố vị thế của họ trên bàn đàm phán. Khi bạn muốn đề phòng, bạn không nên trả lời thẳng vào vấn đề nhưng cũng đừng bao giờ tỏ dấu hiệu là bạn còn nghi ngờ.